Disse rutinene utfyller mandatet.
Norid ved sekretariatet innkaller til Norpol-møte med minimum tre ukers varsel. Norid utarbeider saksliste og fastsetter møtetidspunkt og møtested i samråd med Norpols kontaktperson.
Saksliste og sakspapirer sendes til de utpekte representanter senest en uke før møtedato.
Møter avholdes så ofte som Norid eller Norpol finner det nødvendig, dog minimum én gang pr. år. Alle representantene i Norpol kan be om møter via kontaktpersonen.
Saker kan også forelegges Norpols representanter til uttalelse over e-post. Grunnlagsdokumenter oversendes da Norpol per e-post og det settes en svarfrist på minimum en uke. En representant kan avbryte prosessen ved å be om at det avholdes et møte. Møte kan også avholdes dersom det oppstår uenighet omkring saker som diskuteres på epost.
Norid kan invitere andre til å delta i tillegg til de faste representantene. Dette kan være foredragsholdere eller andre organisasjoner som har spesiell interesse eller innsikt i saker på agendaen.
- Representantene har møteplikt. Dette gjelder både når det avholdes møter og ved annen elektronisk behandling av saker, for eksempel per e-post, jf. punkt 4. Dette innebærer også at representantene har plikt til å besvare skriftlige henvendelser innen fristen. En representant som mot formodning ikke kan møte, skal sende eventuelle innspill til saker på agenda til sekretariatet på forhånd, som deretter bringer dette videre til møtet.
Samtlige representanter forutsettes å ha gyldig e-postadresse. Denne legges inn i en distribusjonsliste som ajourføres av sekretæren. Innkalling, saksdokumenter og henvendelser for øvrig sendes elektronisk til alle på listen.
- Sekretariatet fører referat både fra møter og e-postmøter, og oversender dette til representantene i etterkant for godkjenning.